Politique de confidentialité

Expertises EAB

La protection des données à caractère personnel fait partie intégrante de la manière dont Expertises EAB organise ses activités.

Dans le cadre de nos missions d’expertise, d’assistance et de défense des intérêts des assurés et autres personnes que nous accompagnons, nous sommes amenés à traiter des informations relatives à nos clients mais également à de nombreux autres intervenants : courtiers, compagnies d’assurance, experts, propriétaires, locataires, tiers, entrepreneurs, avocats, ingénieurs et autres professionnels intervenant dans un dossier.

La présente politique explique quelles données nous traitons, pourquoi nous les traitons, d’où elles peuvent provenir, avec qui elles peuvent être partagées, combien de temps elles sont conservées et quels sont les droits des personnes concernées.

Elle s’applique aux traitements réalisés dans le cadre des activités d’Expertises EAB ainsi qu’aux interactions avec notre site internet.

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement est :

GROUP BAJART & PARTNERS SRL
agissant notamment sous la dénomination commerciale Expertises EAB

Numéro d’entreprise : BE0753914088
Siège social : Rue de Coppin 77 – 5100 Namur (Belgique)
Site internet : eab.expert
E-mail de contact : contact@eab.expert

Pour toute question relative à la protection de vos données personnelles ou pour exercer vos droits, vous pouvez nous contacter à l’adresse précitée.

2. Dans quelles situations traitons-nous des données personnelles ?

Nous traitons principalement des données personnelles dans le cadre :

des demandes de renseignements ou de prise en charge ;
de l’ouverture et de la gestion des dossiers d’expertise ;
de l’analyse technique et administrative d’un sinistre ;
de l’établissement d’états de pertes, rapports, procès-verbaux et autres documents liés à nos missions ;
des échanges avec les compagnies d’assurance, courtiers, experts, avocats, entrepreneurs et autres intervenants ;
de la défense et de la négociation des intérêts de nos clients ;
de la gestion de nos mandats et conventions ;
de la facturation et du suivi comptable ;
de la gestion de nos relations commerciales et professionnelles ;
de la gestion de notre personnel et de nos collaborateurs ;
de la sécurité et de l’administration de nos systèmes informatiques ;
de l’utilisation de notre site internet.

3. Quelles personnes peuvent être concernées ?

Les données traitées ne concernent pas uniquement nos clients.

Selon la nature du dossier, nous pouvons notamment traiter des informations relatives :

aux assurés et preneurs d’assurance ;
aux propriétaires et locataires ;
aux occupants d’un immeuble ;
aux victimes et personnes lésées ;
aux tiers impliqués dans un sinistre ;
aux membres d’une famille ou d’un ménage lorsque cela est pertinent pour le dossier ;
aux courtiers et intermédiaires d’assurance ;
aux experts et collaborateurs des compagnies d’assurance ;
aux avocats, notaires, huissiers et autres professionnels du droit ;
aux entrepreneurs, architectes, ingénieurs et autres professionnels techniques ;
aux témoins ;
aux collaborateurs, candidats et prestataires d’Expertises EAB ;
plus généralement, à toute personne dont les informations apparaissent légitimement dans les pièces, communications ou circonstances d’un dossier.

4. Quelles données pouvons-nous traiter ?

La nature des données dépend de la mission concernée.

Données d’identification et de contact

Nous pouvons notamment traiter :

nom, prénom, adresse, adresse électronique, numéro de téléphone, langue, qualité ou fonction, société ou organisation, ainsi que les autres informations nécessaires à l’identification et à la communication avec une personne.

Données relatives au dossier d’assurance ou au sinistre

Il peut notamment s’agir :

des références du dossier ;
des circonstances et de la date du sinistre ;
du lieu du sinistre ;
des références de police et de sinistre ;
des garanties d’assurance ;
de l’identité des compagnies, courtiers et autres intervenants ;
des informations relatives aux biens sinistrés ;
des estimations et évaluations des dommages ;
des états de pertes ;
des rapports d’expertise ;
des procès-verbaux ;
des devis, factures et justificatifs ;
des informations nécessaires à l’établissement des responsabilités ou à l’évaluation du préjudice.

Documents, photographies et communications

Un dossier d’expertise peut contenir :

photographies et vidéos ;
plans ;
devis et factures ;
contrats et polices d’assurance ;
rapports techniques ;
correspondances ;
courriels et leurs pièces jointes ;
documents administratifs ;
documents juridiques ;
documents comptables ;
ainsi que toute autre pièce pertinente pour l’analyse ou la défense du dossier.

Données financières

Lorsque cela est nécessaire, nous pouvons notamment traiter :

coordonnées bancaires ;
montants réclamés ou indemnisés ;
factures ;
honoraires ;
informations relatives aux paiements ;
informations économiques nécessaires à l’évaluation d’un dommage ou d’une perte.

5. Données particulières ou sensibles

La nature même d’un dossier de sinistre peut exceptionnellement conduire Expertises EAB à recevoir ou traiter des informations particulièrement sensibles.

Un document, un courriel, un rapport ou les circonstances d’un sinistre peuvent notamment révéler des informations concernant la santé, la situation familiale ou sociale d’une personne ou, plus exceptionnellement, d’autres catégories particulières de données.

Expertises EAB ne cherche pas à collecter de telles informations lorsqu’elles ne sont pas nécessaires à la mission.

Lorsqu’elles sont pertinentes et nécessaires au traitement d’un dossier, elles font l’objet d’une attention particulière et leur traitement est limité à ce qui est nécessaire au regard de la finalité poursuivie et des bases juridiques applicables.

Nous demandons également aux personnes qui nous transmettent des documents de ne pas communiquer de données sensibles sans rapport avec le dossier.

6. D’où proviennent les données ?

Nous pouvons recevoir les données directement de la personne concernée.

Cependant, en raison de la nature de notre activité, une partie importante des informations peut également provenir de tiers.

Elles peuvent notamment nous être communiquées par :

un courtier ou intermédiaire d’assurance ;
une compagnie d’assurance ;
un expert mandaté par une compagnie ;
une protection juridique ;
un avocat ou autre professionnel du droit ;
un propriétaire ou un locataire ;
un membre du ménage ;
un tiers impliqué dans le sinistre ;
un entrepreneur ou fournisseur ;
un architecte, ingénieur ou autre intervenant technique ;
une autorité ou un organisme public lorsque la loi le permet ;
ou apparaître dans des documents ou correspondances nécessaires au traitement du dossier.

Dans certaines circonstances, des informations peuvent également provenir de sources accessibles au public lorsque leur consultation est pertinente et licite pour l’accomplissement de notre mission.

7. Pourquoi utilisons-nous ces données ?

Les principales finalités poursuivies sont :

Gestion et exécution des missions d’expertise

Nous utilisons les informations nécessaires pour ouvrir, instruire et suivre les dossiers qui nous sont confiés.

Analyse et évaluation des dommages

Nous traitons les informations nécessaires à la compréhension du sinistre, à l’identification des dommages et à leur évaluation.

Défense des intérêts de nos clients

Nous pouvons utiliser les données nécessaires pour préparer et défendre une réclamation, participer aux opérations d’expertise, négocier avec les autres parties ou leurs représentants et établir les documents nécessaires à cette défense.

Communication et coordination

Nous utilisons les coordonnées et informations nécessaires pour communiquer avec les personnes et organisations impliquées dans un dossier.

Gestion administrative, contractuelle et financière

Nous traitons les données nécessaires aux mandats, conventions, factures, paiements, honoraires, obligations comptables et gestion administrative.

Respect de nos obligations légales

Certains traitements sont nécessaires pour satisfaire aux obligations légales ou réglementaires applicables à notre activité.

Défense de droits

Certaines informations peuvent être conservées ou utilisées lorsqu’elles sont nécessaires à l’établissement, l’exercice ou la défense de droits en justice.

Sécurité et fonctionnement de nos systèmes

Des informations techniques peuvent être traitées afin d’assurer la sécurité, la disponibilité, la traçabilité et le bon fonctionnement de nos systèmes informatiques.

8. Sur quelles bases juridiques reposent les traitements ?

Selon la situation et la finalité poursuivie, les traitements réalisés par Expertises EAB peuvent notamment reposer sur :

l’exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles ;
le respect d’une obligation légale ;
les intérêts légitimes poursuivis par Expertises EAB ou par un tiers, lorsqu’ils ne sont pas supplantés par les droits et libertés des personnes concernées ;
l’établissement, l’exercice ou la défense de droits en justice lorsque cette base est applicable ;
le consentement lorsqu’il constitue la base appropriée au traitement concerné.

Lorsqu’une catégorie particulière de données au sens du RGPD doit être traitée, nous veillons également à ce qu’une condition permettant ce traitement soit applicable.

La base juridique exacte dépend donc de la nature de la donnée, de la personne concernée et du traitement réalisé.

9. Avec qui les données peuvent-elles être partagées ?

Les données ne sont accessibles qu’aux personnes qui en ont besoin dans le cadre de leurs fonctions ou de la mission concernée.

Selon le dossier, certaines informations peuvent notamment être communiquées :

aux collaborateurs et prestataires autorisés d’Expertises EAB ;
aux compagnies d’assurance ;
aux courtiers et intermédiaires ;
aux experts ;
aux protections juridiques ;
aux avocats, notaires, huissiers et autres professionnels du droit ;
aux entrepreneurs, architectes, ingénieurs et autres intervenants techniques ;
aux autorités publiques ou judiciaires lorsque la loi le prévoit ;
ainsi qu’aux autres destinataires dont l’intervention est nécessaire au traitement du dossier.

Nous limitons les informations communiquées à ce qui est nécessaire au regard de la finalité poursuivie.

10. Prestataires informatiques et sous-traitants

Expertises EAB fait appel à différents prestataires pour assurer le fonctionnement de son activité et de ses systèmes informatiques.

Il s’agit notamment de prestataires intervenant dans :

l’hébergement ou la fourniture de services informatiques ;
la gestion du logiciel métier ;
la messagerie électronique ;
la maintenance informatique ;
les sauvegardes et la sécurité ;
l’hébergement et le fonctionnement du site internet.

Lorsque ces prestataires traitent des données personnelles pour notre compte, nous veillons à ce que leur intervention soit encadrée conformément aux exigences applicables en matière de protection des données.

Notre système actuel de gestion des dossiers repose notamment sur le logiciel métier Foldio, fourni par WOOBIE/iGLOO, qui intervient contractuellement en qualité de sous-traitant pour les traitements effectués pour notre compte.

Le contrat applicable prévoit notamment des obligations relatives à la confidentialité, à la sécurité, aux sous-traitants ultérieurs, à l’assistance pour l’exercice des droits des personnes, aux violations de données et à la restitution des données en fin de service.

11. Transferts de données en dehors de l’Espace économique européen

Expertises EAB privilégie des solutions permettant de conserver les données dans l’Espace économique européen ou dans des pays bénéficiant d’un cadre reconnu par le droit européen.

Certains prestataires ou services techniques peuvent néanmoins impliquer un traitement ou un accès depuis un pays situé en dehors de l’Espace économique européen.

Lorsqu’un tel transfert est nécessaire, nous veillons à ce qu’il repose sur un mécanisme prévu par le RGPD et, lorsque cela est requis, sur des garanties appropriées.

Nous réévaluons ces flux lorsque nos prestataires ou notre infrastructure évoluent.

12. Combien de temps conservons-nous les données ?

Nous ne conservons pas les données personnelles plus longtemps que nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées et des obligations applicables.

La durée de conservation dépend notamment :

de la durée du dossier ;
de la nature des informations ;
de leur utilité probatoire ;
des délais de prescription applicables ;
des obligations comptables, fiscales ou légales ;
de la nécessité éventuelle d’établir, exercer ou défendre des droits ;
et de l’existence éventuelle d’un litige ou d’une procédure.

Les données qui ne sont plus nécessaires sont supprimées ou anonymisées lorsque les circonstances et les obligations applicables le permettent.

Certaines données peuvent être conservées plus longtemps lorsqu’une obligation légale, un litige, une procédure ou une nécessité probatoire le justifie.

Expertises EAB met progressivement en œuvre une politique formalisée de conservation et de cycle de vie des données adaptée aux différentes catégories d’informations traitées.

13. Comment protégeons-nous les données ?

Expertises EAB met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles destinées à assurer un niveau de sécurité adapté aux risques liés aux données traitées.

Ces mesures comprennent notamment, selon les systèmes concernés :

contrôle des accès utilisateurs ;
gestion des rôles et permissions ;
limitation de l’accès aux informations nécessaires ;
authentification ;
sécurisation des communications ;
journalisation de certaines opérations ;
protection des infrastructures informatiques ;
sauvegarde et mesures de continuité ;
sensibilisation des personnes ayant accès aux informations.

Ces mesures sont régulièrement réévaluées en fonction de l’évolution de nos systèmes, de notre activité et des risques.

Aucun système informatique ne pouvant offrir une sécurité absolue, nous nous attachons à améliorer continuellement les mesures de protection appliquées.

14. Vos droits

Sous réserve des conditions et exceptions prévues par la réglementation, vous pouvez disposer notamment :

d’un droit d’accès à vos données personnelles ;
d’un droit de rectification des informations inexactes ;
d’un droit à l’effacement dans les situations où celui-ci est applicable ;
d’un droit à la limitation du traitement ;
d’un droit d’opposition à certains traitements ;
d’un droit à la portabilité lorsque les conditions légales sont réunies ;
du droit de retirer votre consentement lorsqu’un traitement repose sur celui-ci.

Ces droits ne sont pas absolus.

À titre d’exemple, certaines informations peuvent devoir être conservées malgré une demande d’effacement lorsqu’elles sont nécessaires au respect d’une obligation légale ou à l’établissement, l’exercice ou la défense de droits.

15. Comment exercer vos droits ?

Vous pouvez adresser votre demande à :

Expertises EAB — Protection des données
E-mail : contact@eab.expert
Adresse : Rue de Coppin 77 – 5100 Namur (Belgique)

Afin d’éviter de communiquer des informations personnelles à une personne non autorisée, nous pouvons demander les informations raisonnablement nécessaires pour vérifier l’identité du demandeur.

Nous répondons aux demandes dans les délais prévus par la réglementation applicable.

16. Réclamation auprès de l’Autorité de protection des données

Si vous estimez que le traitement de vos données personnelles ne respecte pas la réglementation applicable, vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente.

En Belgique :

Autorité de protection des données
Rue de la Presse 35
1000 Bruxelles
Belgique

17. Site internet et technologies associées

Lors de la consultation de notre site internet, certaines données techniques peuvent être traitées, notamment l’adresse IP, les caractéristiques techniques du navigateur ou de l’appareil et les informations nécessaires au fonctionnement et à la sécurité du site.

Lorsque des cookies ou technologies similaires non strictement nécessaires sont utilisés, leur utilisation et les choix proposés aux visiteurs sont décrits dans notre politique relative aux cookies ou dans l’outil de gestion du consentement disponible sur le site.

Nous nous efforçons de limiter les traitements liés au site internet à ce qui est effectivement nécessaire aux finalités annoncées.

18. Communications électroniques

Les courriels et autres communications reçus ou envoyés dans le cadre d’un dossier peuvent être intégrés au dossier concerné lorsqu’ils sont nécessaires à son traitement, à son suivi ou à sa documentation.

Ils peuvent contenir des informations relatives à plusieurs personnes.

Nous demandons dès lors à nos interlocuteurs de limiter les informations et documents communiqués à ce qui est pertinent pour le dossier concerné.

19. Décisions automatisées

Expertises EAB ne prend pas, dans le cadre habituel de ses missions, de décision produisant des effets juridiques ou affectant significativement une personne sur la seule base d’un traitement entièrement automatisé.

Les décisions métier relatives à nos missions restent sous la responsabilité de personnes physiques.

20. Évolution de la présente politique

Nos activités, nos systèmes informatiques et les services utilisés peuvent évoluer.

La présente politique peut dès lors être modifiée afin de refléter ces évolutions ou de tenir compte d’une modification législative, réglementaire ou organisationnelle.

La version applicable est celle publiée sur notre site internet et porte la date de sa dernière mise à jour.

Version : septembre 2026